Sähköpostikutsu

Sähköpostikutsu on tehokas tapa toimittaa kysely vastaajille. Sähköpostikutsun lähettäminen on helppoa ja lähetyksen vaiheet ovat seuraavat: 

- Tuodaan vastaajien sähköpostiosoitteet haluttujen taustatietojen kanssa Kontaktit-välilehdellä

- Luodaan sähköpostin kutsuviesti vastaajille

- Lähetetään kutsuviesti vastaajille

- Lähetetään halutessa muistutusviestejä vastaajille

 

Sähköpostikutsulla on monia etuja: 

- Voit helposti tuoda kaikki tärkeät taustamuuttujat vastaajista kontaktien tuontivaiheessa. Näin saat vaivattomasti analysoitua vastauksia raportissa taustatietojen kanssa. Lisäksi sinun ei tarvitse kysyä kyselyssä tietoja, jotka sinulla on jo tiedossa ennalta.

- Voit muistuttaa kohdennetusti vastaajia, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Näin et turhaan muistuta vastaajia, jotka ovat jo vastauksensa antaneet. 

- Kutsuttu vastaaja voi vastata kyselyyn vain kerran. Jokainen vastaaja saa oman henkilökohtaisen vastauslinkin kutsuviestissä. Mikäli hän avaa linkin myöhemmin uudelleen, hän näkee omat aiemmat vastauksensa. Jos vastaaminen on jäänyt kesken, hän pääsee helposti jatkamaan siitä, mihin edellisellä kerralla jäi.


Tee kyselyn vastauksista anonyymeja: Kysely on oletuksena ei anonyymi ja voit tilanteen mukaisesti tehdä vastaamisesta anonyymin.

 

Suositus: Henkilöstökyselyt tehdään yleensä anonyymeinä ja asiakaskyselyt ei anonyymeinä.

 

Anonyymi sähköpostikutsu tarkoittaa seuraavia asioita:

- Vastaajille ei toimiteta henkilökohtaista vastauslinkkiä. 

- Kontaktien taustatietoja ei voi hyödyntää raportissa.

- Anonyymisyys takaa vastaajalle anonyymisuojan. Ainoastaan hänen kyselyyn antamat vastaukset, esim. tunnistettavat vapaapalautteet, voivat paljastaa raportin analysoijalle kenestä on kysymys.

- Vastaajalle anonyymiys viestitään kyselyn yhteydessä näkyvällä Anonymity Certified -kuvakkeella.

- Jos haluat kyselyn olevan anonyymi ja tarvitset taustatietoja esim. yksiköstä tai toimikuvasta, voit kysyä nämä kyselyssä kysymyksinä. Näin anonyymisyys säilyy ja vastaaja on myös itse tietoinen mitä tietoja on itsestään antanut. On hyvä huomioida, että joissakin yksiköissä vastaajia voi olla niin vähän, että anonyymisyys voi kärsiä. Ryhmät kannattaa yhdistellä riittävän suuriksi, että anonyymisyys säilyy. Yleisesti hyväksytty malli on, että ryhmässä tulisi olla vähintään 3 vastaajaa anonyymiteetin varmistamiseksi.

 

Sähköpostikutsun ollessa ei anonyymi, sinulla on kyselyn tekijänä kaikki vastaajien taustatiedot hyödynnettävissäsi raportissa. Jos päätät jakaa raportteja toisille henkilöille, voit ottaa pois näkyviltä kaikki haluamasi yksilöivät tiedot.

 

Varma tapa varmistaa 100% anonyymiteetti on ulkoistaa arkaluontoisen kyselyn toteutus organisaatiosi ulkopuoliselle taholle, joka voi tehdä kyselyn hyödyntäen laajasti vastaajiesi taustatietoja ja toteuttaa raportin siten, että se sisältää kaikki tärkeät taustatiedot vastaajien anonyymiteetin huomioiden.

Myös Zeffi tarjoaa kyselyjen toteutusta palveluna ja voit kysyä tästä lisää: support@zef.fi.