Kysymyslista on kokonaisuus. Kun olet suunnitellut kysymykset kokonaisuutena, mieti miten eri näkökohdat, joita olet arvioimassa, ovat edustettuina. Saavatko asiat ansaitsemansa painoarvon? Onko kyselyssä toistoa?
Kysymykset ovat teemoittain. Arvioijat arvioivat kysymiäsi asioita suhteessa toisiinsa, tiedostaen tai tiedostamatta. Kysy samaa teemaa käsittelevät kysymykset peräkkäin, jos tämä on mahdollista. Voit ryhmitellä kysymykset kysymysryhmiin, esimerkiksi "Tiedonkulku", "Henkilöstön tasapuolinen kohtelu", "Tavoitteenasetanta" ja "Toiminnan tuloksellisuus".
Kysely aloitetaan vetävällä kysymyksellä. Kyselyyn voi suhtautua pelillisesti, vaikka sen aihe olisi vakava. Ajattele asiaa niin, että sinun täytyy saada vastaaja mukaan peliin ja pidettävä hänet mukana. Mikä on ensimmäinen asia, jonka kysyt ja herätät vastaajan mielenkiinnon? Voitko kysyä sen graafisella kysymystyypillä, joka on tutkitusti vastaajalle mukava vastata. Suosittelemme nelikenttä- tai janakysymystä avaavaksi kysymykseksi. Lue lisää: Kysymystyypit, mikä on se oikea?
Vastaus-flowta ei katkaista. Kun vastaaja aloittaa vastaamisen, hän ei tavallisesti lopeta kesken, kunhan kysymykset seuraavat toisiaan loogisesti. Yksi keskeinen asia jatkuvuuden ja loogisuuden näkökulmasta on se, että kysymystyyppejä tai kysymyksissä käytettyjä asteikkoja ei tulisi tarpeettomasti vaihtaa kesken kyselyn. Jokainen katkos vastaamisen luontaisessa flow'ssa edustaa riskiä yksittäisen vastaajan vastausprosessin keskeyttämisestä. Jos sinulla on aikaa, käytä hetki näiden näkökohtien pohdintaan.
Kysymykset ovat yksiselitteisiä. Vältä ilmaisuja, jotka vastaajasi voivat tulkita eri tavoin. Vältä ammattikieltä, ellet ole varma, että suurin osa vastaajista hallitsee käyttämäsi termit. Jos olet epävarma, ymmärretäänkö kysymys tarkoittamallasi tavalla, jätä se pois tai jatka hiomista, kunnes löydät yksiselitteisen tavan esittää kysymys.
Kysytään yhtä asiaa per kysymys. Vältä asetelmaa, jossa vastaaja joutuu vastaamaan kahteen asiaan samassa kysymyksessä tai valitsemalla tietyn vaihtoehdon. Esimerkiksi väittämä "Minulle on asetettu selkeät tavoitteet ja olen saanut työtehtävissä tarvitsemani välineet" sisältää kaksi erillistä väittämää, jotka voisi jakaa omiksi arviointikohteikseen. Aina tilanne ei ole yhtä yksiselitteinen, mutta on hyvä välttää "ja" sekä "tai" -rakenteita väittämissä.
Laadulliset kysymykset ovat väittämämuodossa. Suosittelemme vankasti jana- tai nelikenttäkysymysten käyttöä niiden vastaajalle tarjoaman hyvän vastauskokemuksen takia. Kun käytät näitä kysymystyyppejä, on parasta asettaa kysymys väittämämuotoon. Esimerkiksi väittämä "Esimieheni puuttuu asianmukaisesti ongelmatilanteisiin" on looginen ja soveltuu esimerkiksi janakysymyksen väittämäksi janan asteikolla "eri mieltä" vs. "samaa mieltä". Se sopisi hyvin myös nelikenttäkysymyksen väittämäksi, jolloin lisättäisiin y-akseliksi vaikkapa asteikko tärkeys: "suuri" vs. "pieni".
Asteikko on erottelukykyinen. Nyt siirrymme puhtaasta kysymysmuotoilujen maailmasta kyselyn asteikkoihin. Suosittelemme portaattomia arviointiasteikkoja eli puhtaan Likert-asteikon tai 0 - 10 -asteikon arvojen välimuotoina on hyvä käyttää tarkempaa desimaalia tai jopa 100-arviointipisteen asteikkoa. Tämä pätee myös nelikenttäkysymyksiin, joissa arvioidaan kahdella ulottuvuudella. Ei pääsääntöisesti ole mitään tutkimuksellista hyötyä kysyä vastaajilta vähemmän tarkalla tavalla, kuin olisi tarvetta. Tutustu tarkemmin: Miksi Zeffi on tieteellisesti tarkin kyselytyökalu?
Kysytään vain asiat, jotka vastaajaa koskevat. Suosittelemme käyttämään kyselyn poluttamista eli kysymään vastaajilta vain asiat, jotka heitä koskevat. Kyselyssä voi olla yleinen osa, joka kysytään kaikilta ja lisäksi yksittäisiä kysymyksiä tai kysymysryhmiä, jotka näytetään tietyt ehdot täyttäville vastaajille. Tätä kutsutaan poluttamiseksi eli vastaajille ikään kuin muodostetaan erillisiä kyselypolkuja, joilta he palaavat pääkyselyyn, mikäli yhteisiä kysymyksiä on vielä kyselyrungossa jäljellä.
Kysely on sopivan mittainen. Vetäväkin kysely muodostuu jossain kohtaa liian pitkäksi. Vastaaja saattaa keskeyttää, mikäli vastaaminen vie liikaa aikaa. Esimerkiksi suurissa yli miljoonan vastaajan vaalikonetoteutuksissa on todettu, että vielä 20 kysymyksen kohdalla merkittävää vastaajien katoa ei ilmene.
Toisaalta asiakaskyselyssä hyvin nopeakin yksi NPS-kysymys sekä avoin palaute -asetelma voi olla toimiva. Mieti aina, onko kyselysi sen mittainen, että lähes kaikki vastaajat jaksavat sen loppuun asti täyttää. Paljon yli 20 kysymyksen kyselyjä emme yleisesti suosittele, etenkään asiakaskyselyihin. Toisaalta hyvin tehty henkilöstökysely voi olla jopa 50 kysymyksen mittainen. Ennen kaikkea kyse on vastaajan motivaatiosta: kokeeko vastaaja, että hän saa käyttämälleen ajalle vastinetta.
